Als bouwmanagementbureau of bouwadviesbureau zijn jullie de spin in het web. Met al jullie kennis tilt jouw bureau dat project, die woning of dat bedrijfspand naar een hoger plan. Jullie zorgen ervoor dat ieder project succesvol gerealiseerd wordt, binnen de gestelde kaders. Toch? Gelukkig heel vaak wel, maar soms ontstaan er lopende het project toch hobbels op de weg. En kom je voor vragen te staan waarmee je van tevoren geen of onvoldoende rekening had gehouden. Daarom is het belangrijk om bij ieder project ook de juridische context in het oog te houden. In deze blog geef ik je daarvoor 6 tips.

Tip 1: Zorg voor een goede projectomschrijving

Voor een goed gebouw heb je een stevig fundament nodig. Dit lijkt een open deur, maar de projectomschrijving is echt het fundament onder ieder project. Besteed dus voldoende tijd en energie aan een goede en volledige projectomschrijving en een inschatting van de kansen en risico's tijdens de verschillende fasen (zoals de voorbereiding, uitvoering en oplevering). Dit valt en staat uiteraard met een juiste technische en juridische omschrijving.

Tip 2: Zorg voor duidelijke opschortende en ontbindende voorwaarden

Bij vrijwel ieder project worden opschortende en ontbindende voorwaarden in de contracten opgenomen. Ze zijn alleen niet altijd zo opgesteld dat het voor alle partijen duidelijk is wanneer aan de voorwaarde is voldaan. Als het gaat om het verlenen van een vergunning bijvoorbeeld: is het voldoende als deze is verleend, of moet deze ook onherroepelijk zijn?

Bij het formuleren van voorwaarden is dus zorgvuldigheid geboden. Om geschillen over de uitleg ervan te voorkomen, is het belangrijk om duidelijk vast te leggen:

  1. onder welke omstandigheden;
  2. door welke partij(en);
  3. op welke manier; en
  4. tot welk moment

een beroep op een opschortende of ontbindende voorwaarde kan worden gedaan.

Tip 3: Zorg voor een goede (contractuele) afstemming tussen verschillende partijen

Bij ieder project heb je te maken met verschillende partijen (opdrachtnemer, opdrachtgever, (onder)aannemers, architecten). Omdat jullie de spin in het web zijn, is het aan jullie om dit speelveld te overzien, en te zorgen dat de contracten op de juiste manier op elkaar worden afgestemd.

Wat ik in de praktijk regelmatig fout zie gaan, is dat bureaus bepalingen uit hun contract met de opdrachtgever één op één ‘doorleggen’ aan hun opdrachtnemer(s). Vaak worden bepalingen daarbij ‘gespiegeld’, in plaats van op maat vertaald. Ontstaat er dan een conflict? Dan heeft de bepaling vaak niet het voor jou/jouw opdrachtgever gewenste gevolg.

Tip 4: Maak concreet wanneer bepaalde gevolgen intreden

Maak duidelijk wat er gebeurt op het moment dat er iets misgaat. Bijvoorbeeld als er vertraging optreedt, de scope van het project wijzigt of de projectomstandigheden veranderen, (onder)aannemers en/of leveranciers hun afspraken niet nakomen, etc.

Tip 5: Neem beloning- en/of boeteclausules op

De reden hiervoor is simpel: opdrachtnemers zijn hier gevoelig voor, waardoor de kans op een succesvolle afronding van jouw project toeneemt. Met een beloningsclausule of bonusregeling stimuleer je de opdrachtnemer eerder te leveren dan is overeengekomen. En met een boeteclausule of malusregeling (zoals het opschorten van betalingen of stillegging van het project) kan je ongewenste ontwikkelingen en verminderde kwaliteit voorkomen.

Tip 6: Werk binnen één project liever niet met meerdere petten op

Bij vrijwel ieder project worden opschortende en ontbindende voorwaarden in de contracten opgenomen. Ze zijn alleen niet altijd zo opgesteld dat het voor alle partijen duidelijk is wanneer aan de voorwaarde is voldaan. Als het gaat om het verlenen van een vergunning bijvoorbeeld: is het voldoende als dee is verleend, of moet deze ook onherroepelijk zijn?l) belang wordt dan maatgevend? eZorg dus dat altijd duidelijk is wie jouw opdrachtgever is en voor wie je het (totaal)management uitvoert.

Even sparren?

Wil je even sparren over een project? Bijvoorbeeld omdat je lopende het project met een geschil of (dreigend) conflict zit? Of wil je dat ik aan de voorkant even met je meekijk naar een overeenkomst? Neem dan gerust contact met mij op (via nathalie@mijn-advocaat.com of 06 460 873 78), ik help je graag.

Met vriendelijke groet,

Nathalie